Please select a page for the Contact Slideout in Theme Options > Header Options

Events magazine – MTD: The road to Tokyo (deel 1)

Events magazine – MTD: The road to Tokyo (deel 1)
April 17, 2017 Jeroen Berg

MTD: The road to Tokyo (deel 1)

Aziatisch avontuur vol leermomenten en uitdagingen

Door > Henny Beijer
Grote mondiale evenementen werpen hun schaduw doorgaans ver vooruit. Zo ook natuurlijk de Olympische Spelen – officieel de 32e Zomer Olympiade – in Tokyo komende zomer. Het IOC stemde op 7 september 2013 in ruime meerderheid voor de Japanse hoofdstad als gastheer. Sindsdien trokken talloze handelsmissies oostwaarts in de hoop van de organisatie een graantje te kunnen meepikken. Slechts drie Nederlandse bedrijven wisten een contract te verdienen: Agterberg voor speciaal zand in de paardenbak, Janssen & Fritsen dat turntoestellen mag leveren. En, voor de zesde keer in Olympisch verband, MTD voor de watervoorziening. Maar wie verwachtte, dat die reputatie een garantie vormde voor de nabije toekomst, komt bedrogen uit. Ook directeur Hans Verhoeven moest gewoon bij nul beginnen. Van hoe complex het daarna was, hield hij aantekeningen bij, waaruit hij, exclusief voor Events, citeert.

Tilburg, september 2019. De thermometer geeft ruim boven de 20 graden aan. Het is voorlopig een van de laatste warme dagen, waarvan de voorbije zomer er ruim voldoende schonk. Voor je het weet vallen de bladeren, vriest het af en toe weer, om daarna plaats te maken voor nieuw lenteleven. En dan zal het ineens vrijdag 24 juli 2020 zijn. In de ruime, met veel blauwe accenten ingekleurde hal van het MTD-hoofdkantoor tikken op vier schermen de dagen, uren, minuten en seconden naar die dag weg. De dag van de openingsceremonie in een volledig nieuw Olympisch Stadion in Tokyo. ‘Het is een van de ruim 60 locaties waar we tijdens de Spelen drinkwater zullen leveren’, vertelt Verhoeven. Want dat hij de Olympische sportfamilie opnieuw mag bedienen, staat wel vast. Dat wil zeggen, de organisatie kan eigenlijk niet meer terug. ‘Een ondertekend contract is er echter nog niet en er is nog geen leiding gelegd. Maar ik ben er al wel 17 keer geweest.

Taal en cultuur

De aanloop vreet tijd en energie en verloopt regelmatig stroef.  Eigenlijk al vanaf het allereerste moment, dat MTD zich in Tokyo bij het Olympic Venue & Infrastructure team – TOCOG – presenteert. Het is juli 2016. ‘Ik had een Japanse Power-Point gemaakt en presenteerde die in het Engels. Van de vier Japanners die aan tafel zaten, sprak er slechts één een beetje Engels. Dat schoot niet op.’ Verhoeven komt er ook achter, dat Japanners heel formeel zijn en bijna aan hebben. Iets om rekening mee te houden met allemaal jasje-dasje toekomstige presentaties, net als met dat taal-probleem. Luttele weken later nodigt hij  TOCOG uit in Rio de Janeiro, waar juist dan de Spelen van 2016 worden gehouden. ‘We kregen in totaal vijf groepen Japanners op ons project op bezoek met hun tolk. We hebben ze MTD Rio office laten zien en een venue. Ze toonden zich onder de indruk van onze producten en service.’

Investeren in relatie

Winter 2016. Op het hoofdkantoor in Tilburg sleu-telen Verhoeven en zijn team Japanse busines-scards in elkaar voor de komende meeting. Omdat TOCOG geen Engels spreekt en Verhoeven toch een relatie met TOCOG moet zien op te bouwen, be-sluit hij om voor een dag in de week een studente aan te nemen. Zij heeft Japans gestudeerd. Ze verzorgt in december bij TOCOG een presentatie in het Japans over ‘lessons learned Rio de Janeiro’. Ook de eigen videoproducties en casestudies over Olympic Rio de Janeiro worden vertaald en een Japanse animatiefilm wordt geproduceerd, waarin het MTD-systeem wordt uitgelegd. ‘We spraken af, dat TOCOG ons voortaan in het Japans kon mailen en dat wij dan in het Japans zouden antwoorden.’ Een slimme zet: ‘Dit verlaagde de drempels in communicatie en we kregen zo betere informatie en bovendien sneller.’ 

Omslachtig

TOCOG bezoekt op uitnodiging het MTD-kantoor in PyeongChang (Zuid-Korea), de Olympische Winterspelen in 2018. De contacten met TOCOG ver-lopen omslachtig, vrijwel altijd via een principal contractor. ‘Omdat we die communicatie vanuit Nederland met al dat reizen uit kostenoverweging niet konden volhouden, lieten we een recruiting-bureau een salesmanager zoeken. Alleen, Japanners wisselen nauwelijks van werkgever. Dat werd dus een tijdrovende en vooral peperdure job.’ 

Bureaucratie

‘Water is te belangrijk om dat via een principal contractor te laten beslissen’, bepleit Verhoeven, door ervaring wijs geworden, bij TOCOG. Dan rijst een probleem. ‘De vraag was of ons materiaal goedgekeurd zou worden in Japan. We kwamen er al snel achter, dat we daar een probleem hadden. Alles moet bijvoorbeeld aardbevingsproef zijn; onze bufferzakken zijn dat niet. Bovendien is het voltage in Japan anders.’ Om die goedkeuring te krijgen, moet Verhoeven in Japan een bedrijf beginnen, anders kan MTD sowieso de tenders niet ontvangen en geen aanbieding maken. ‘We konden vervolgens alleen een bedrijf oprichten als we een directeur zouden hebben met minimaal 5 jaar ervaring als directeur. Die werd gevonden. MTD Japan werd opgericht. Maar dat was nog niet alles. Verhoeven: ‘We moesten als bedrijf ook nog een loodgieterslicentie hebben, anders mochten we niet werken. En die kregen we ook alleen weer met een loodgieter-directeur met de juiste papieren en 5 jaar ervaring. Extra complicatie: TOCOG wilde deze licentie hebben vóór 1 september 2018. Anders hield het helemaal op voor MTD.’ De belofte van Verhoeven ‘dat organiseer ik nog wel voor 2020’ werd niet door TOCOG geaccepteerd.

Onduidelijkheid alom

Het is juni 2018. De eerste calculaties voor de principal contractors voor alle Olympic venues rollen uit de printers. ‘We besloten om in onze calculaties toch de duurdere Japanse aardbevingsbestendige waterbuffertank mee te begroten. Huren was geen optie. Onze eigen bufferzak was nog altijd niet goedgekeurd.’ Ondertussen bestond ook nog steeds veel onduidelijkheid over de elektriciteitsaanvoer. Werd het Japanse stroom, dan moesten er allemaal nieuwe pompen worden gekocht. ‘Niemand kon ons het antwoord geven. TOCOG hield het op Japanse stroom, MTD besloot na lang aarzelen toch voor Europees om de prijs nog enigszins redelijk te houden.’ Eén goedkeuring voor de MTD-installatie in heel Tokyo is er niet. Want Tokyo heeft 35 districten en alle districten maken zelf uit wat ze wel en niet accepteren. ‘In augustus kochten we een loodgietersbedrijf. Dat werd ECO Setsubi, waarvan de eigenaren de juiste 5 jaar ervaring en de juiste loodgieterslicentie hebben. Beide directeuren 68 en 69 jaar – slechts de Japanse taal machtig – beloven tot na de Spelen aan MTD Japan verbonden te blijven.

Zien doet geloven

Om meer bekendheid te krijgen bij de waterbedrijven in Tokyo doet MTD mee met het Holland paviljoen op het World Water Summit in Tokyo. Ook TOCOG wordt weer uitgenodigd. ‘Ons plan voor meer naamsbekendheid lukte gedeeltelijk’, stelt Verhoeven. ‘We hielden er uiteindelijk een Japanse projectdirecteur voor MTD Japan aan over.’ TOCOG en andere Principal Contractors bezoeken MTD bij de Asian Games in Jakarta, Indonesië. 
‘Onze bufferzak was nog immer de grote onbekende en niet goedgekeurd. Voor TOCOG zou het een besparing van miljoenen euro’s betekenen, als we onze waterbuffers konden gebruiken in plaats van de aardbevingsproef watertanks. We huren een hal en organiseren een showcase, waarin we aan alle klanten, TOCOG, districten en waterleidingbedrijven onze MTD-materialen werkend laten zien. Ook de bufferzak.’ De reacties waren bemoedigend: ‘We verwachtten bijna 90 procent van alle venues te mogen maken. TOCOG duwde alle principal contractors, mede onder druk van het IOC, toen ook naar MTD.’ Het levert MTD ook de eerste opdracht voor een event in Tokyo op: Red Bull Crashed Ice.

Opstekers en obstakels

Begin 2019 krijgt Verhoeven bericht dat alle voor-gestelde materialen, inclusief bufferzak, eindelijk zijn goedgekeurd in het KOTO-district, het grootste van de stad; een meevaller. Weer een horde genomen, nu nog de stroomaansluitingen. Aggreko kreeg de opdracht om de tijdelijke elektriciteit aan te leggen op de locaties. ‘Dat was goed nieuws voor ons. Zij snappen ons probleem, wilden ons graag daarbij helpen, maar zij moeten van TOCOG de opdracht krijgen om ons Europees aan te sluiten. We besloten om samen te lobbyen.’ Ondertussen botsen de Europese en Japanse werknemers op het MTD-kantoor vanwege de zo verschillende oosterse en westerse culturen. Terwijl daar eigenlijk helemaal geen tijd voor is. Want er lag werk genoeg het ontwerpen en calculeren van alle venues. ‘En waar vinden wij een betaalbare opslag met kantoor in een volgebouwd Tokyo, stad met ruim 30 miljoen inwoners. Het goede nieuws: we krijgen een Letter of Intent binnen voor de eerste negen venues.’ En passant verwerft MTD ook het contract van de Rugby World Cup 2019.

Geld en gewoonten

Voorjaar 2019. Als Verhoeven inmiddels van één ding overtuigd is, dan is het wel de totaal afwijkende manier van zakendoen in Azië. ‘Sommige Japanse klanten willen bijvoorbeeld dagelijks uren vergaderen en hebben volgens ons geen efficiënte manier van werken’, schetst hij zijn ervaringen. ‘Ze kennen de evenementenwoorden ‘tijdelijk’ en ‘flexibel’ niet. Vergaderingen zijn er niet om beslissingen te nemen, maar om notulen te schrijven voor het hogere management. Wil je iets bespreken in de vergadering, dan kun je dit het beste op schrift inbrengen. Dan komt het namelijk in de notulen en volgende keer op de agenda. Japanners zijn ook gewend alles op tijd te betalen, zowel leveranciers als salarissen. Toen ons dit een keer moeilijk lukte, zegde onze Japanse projectdirecteur direct het vertrouwen in ons op en zaten we zonder projectdirecteur.’ We huizen tijdelijk in de kantoren van ECO Setsubi, het bedrijf dat is gekocht. ‘Dat was wel even wennen. We moesten de schoenen uitdoen, wat vrij normaal is in Japan, maar niet voor ons. Sterker nog: er staan slippers op het toilet voor als je daar naartoe gaat.’

Saldo op nul

In Tokyo ligt de prioriteit afgelopen zomer bij het terugbrengen van cultuurverschillen in het MTD-team, dat bovendien weer op zoek moet naar een nieuwe projectdirecteur. Een voor een lopen Europeanen zich stuk op de muur van alleen Japanners, die elke confrontatie, gericht op oplossingen, uit de weg gaan. ‘Dus ja zeggen, maar eigenlijk nee bedoelen’, vat Verhoeven kort samen. Logistieke uitdagingen zijn er zo ook volop. Door late bevestiging van bestelde materialen, moeten die per luchtvracht naar Tokyo. In juli staan de opbouw van het eerste testevent en Osaka Summer Fest op de rol. De klussen worden geklaard met wat ingevlogen spullen en MTD-materialen, die nog in Tokyo in opslag lagen. Ook het verkrijgen van werkvisa voor stafleden en monteurs blijkt een issue. ‘Een vereiste is dat iemand specialist is in zijn vak, anders moet een Japanner het werk doen.’ Ook Aggreko en andere internationale bedrijven hebben hiervoor desgevraagd nog geen oplossing. TOCOG wordt verzocht te bemiddelen rond een versoepeling.

Handjes en visa

Sinds 1 september werken alle 10 MTD-mede-werkers en een nieuwe ervaren Engelse Project-directeur vanuit één nieuw kantoor in Tokyo. ‘We hebben daarnaast vanaf die datum een nieuw warehouse, buiten Tokyo vlakbij het vliegveld.’ De opbouw van twee projecten voor de Rugby World Cup verloopt voorspoedig.’ Aan TOCOG presenteert MTD de nieuwe 2.0 versie van het real-time Venue Management System. ‘Hiermee kunnen we real-time parameters van watermanagement en waterkwaliteit meten en alle TOCOG venue documenten digitaal via 4G rechtstreeks naar de control room van MTD en TOCOG sturen. Ook hebben we onze oplossing om de bovengrondse waterleiding niet te veel te laten opwarmen gepresenteerd. Dat is namelijk een behoorlijke topic in Japan.’

Maanden wachten

Sinds 2016 investeerde MTD al meer dan 1 miljoen euro in Japan, maar er is nog geen enkele hand-tekening gezet, laat staan een rekening gestuurd. ‘In Japan is het normaal dat er achteraf betaald wordt en niet vooraf, zoals bij events gebruikelijk. Een Japanner betaalt immers altijd. Dat is dan wel weer goed, maar het geeft behoorlijke kopzorgen voor de voorfinanciering.’ De Principal Contractors zetten nog altijd geen handtekening onder een offerte, zolang ze nog in de detailed design fase zitten. Deze fase kan nog maanden duren. En zonder handtekeningen krijgt MTD bij de banken nul op het request.

To do and decide

Zo wordt het september 2019 en is de to do and decide lijst nog best uitdagend: Hoeveel venues kunnen Europese stroom leveren? Gaan de andere districten de materialen accepteren? Hoe krijgt MTD Japan de juiste mensen en 100 monteurs gevonden in een land met 2 procent werkzoekenden en waar van nature niet gewisseld wordt van werkgever. Hoe wordt het visa probleem opgelost? ‘En bovenal’, zegt Verhoeven, ‘hoe krijgen we onze financiën opgelost, want de kosten gaan nu heel hard met het opschalen van het team, een nieuw office en groot warehouse in Japan.’ Hij heeft er vertrouwen in, dat gelukkig wel. Of dat terecht was, wordt duidelijk in deel 2 van dit verhaal, dat wordt gepubliceerd in de zomereditie 2020 van magazine Events.

MTD

MTD is wereldmarktleider in de levering van tijdelijke waterinfrastructuren en waterbehandeling voor events. MTD heeft haar hoofdkantoor in Tilburg en heeft vestigingen in Europa, Noord- en Zuid- Amerika en Azië. Samen met haar 120+ vaste medewerkers en 100+ freelancers worden per jaar meer dan 1500 projecten succesvol uitgevoerd.

Wilt u meer weten?

MTD Nederland

T +31 88 77 55 000

Contact

MTD Nederland

Clara Zetkinweg 4
5032 ML Tilburg
Nederland

info@mtd.net
T +31 (0)88 77 55 000
F +31 (0)88 77 55 099

Festivals, Concerten & Expo

Paul Verhoeven
paul.verhoeven@mtd.net
T +31 6 55 32 68 41

Sport & Cultuur 

Luc Janssens 
luc.janssens@mtd.net
T +31 6 51 87 14 87

Industrie

Robbert de Boer
robbert.de.boer@mtd.net
T +31 620 02 13 69

Stuur ons een bericht

Kies locatie & taal

Global

MTD International English

Asia

MTD Japan 日本語

Europe

MTD Nederland Nederlands | English
MTD Deutschland Deutsch | English
MTD UK & Ireland English
MTD France Français | English
MTD Россия Русский | English

Americas

MTD USA English
MTD Canada English | Français
MTD Brasil Português | English